Prozessdesign mit Design Thinking – einfach mal anders, einfach erfolgreich

Prozessdesign mit Design Thinking – einfach mal anders, einfach erfolgreich

Design Thinking kann Ihr Prozessdesign retten! Warum eine Rettung oft nötig ist, verrate ich Ihnen gerne mit einem kleinen interaktiven Rückblick in Ihre eigene Prozessdesign-Historie:

Haben Sie schon einmal Prozesse abgestimmt? Von Anfang bis Ende mit den verschiedenen Stakeholdern gesprochen, die unterschiedlichen Anforderungen unter einen Hut gebracht, dann im Tool umgesetzt, Schulungen durchgeführt, den ganzen Wahnsinn selbst erlebt und alles implementiert – und war das erfolgreich? Hat sich der Aufwand in Ihren Augen gelohnt? Und wie lange hat es vom ersten Interview bis zur erfolgreichen Implementierung gedauert?

Wenn es Ihnen so geht wie vielen anderen, dann werden Sie die Antwort jetzt nicht aussprechen wollen. Lassen Sie uns heute also darüber sprechen, wie Sie Prozessdesign effizienter und erfolgreicher gestalten können.

Warum Prozessdesign neu denken?

Aus meiner Erfahrung als Prozessberaterin kann ich verraten: Ja, traditionelles Prozessdesign dauert gefühlt ewig. Irgendwo taucht immer noch ein neuer Stakeholder auf, der Wünsche und Bedürfnisse hat. Anforderungen stehen sich oft diametral gegenüber. Und egal, welche Entscheidung Sie als Prozess-Owner am Ende treffen, wirklich glücklich machen Sie damit keinen. Das lässt verfahrene Situationen entstehen, bietet den Nährboden für gescheitertes Prozessdesign, das niemandem nützt und unwahrscheinlich lange bis zur Implementierung braucht.

Denken Sie darum Prozessdesign einmal anders. Gerade in der agilen Welt, die immer schneller Anpassungen erfordert, müssen wir Dinge aus einer anderen Perspektive betrachten. Unstrittig ist, dass Prozesse wichtig und richtig sind. Diese Erkenntnis sollte auch in einem agilen Umfeld vorhanden sein. Ohne Prozesse, ohne klar abgestimmte Verantwortlichkeiten, ohne Regeln gibt es keine Geschwindigkeit.

Aber wie kommt man nun zügig und abgestimmt zu einem guten Prozess? Wie kann das auch in einem zeitlich überschaubaren Rahmen stattfinden? Da bringen wir einen neuen Player in das Spiel: Design Thinking.

Design Thinking als Katalysator

In vielen Bereichen wird Design Thinking bereits eingesetzt. Ob das ausgerechnet auch im Prozessdesign eine gute Idee ist? Ich finde schon.

Etwas befremdlich kann die Vorgehensweise mit Design Thinking wirken, das gebe ich zu. Immerhin läuft sie ganz anders ab als der klassische Weg. In der Regel startet man im Prozessdesign nämlich bei der Definition des Prozesses und hängt ein paar Aktivitäten aneinander. Das Problem ist der Grad der Detaillierung, denn beim Nachdenken und Diskutieren fallen immer weitere Sonderfälle oder neue Schritte auf, die berücksichtigt werden sollen. Das Ergebnis ist ein komplexer und schwieriger Prozess, der kaum noch beherrschbar ist, trotzdem aber nicht den Anforderungen entspricht.

Design Thinking denkt den Entwicklungsprozess konsequent unter der Prämisse „Was ist wirklich – also ganz wirklich – wichtig?“ und kann damit ein echter Augenöffner sein.

Und so funktioniert es: In einem Workshop werden die Stakeholder in einem Raum zusammengebracht. Die Auswahl der Teilnehmer wird bestimmt durch die verschiedenen Nutzergruppen und deren Anforderungen an den Prozess. Innerhalb einer Woche wird dann von der hohen Flugebene, der Vision des Prozesses, immer weiter ins Detail divergiert und konvergiert.

Divergieren bedeutet dabei, die verschiedenen Stakeholder beispielsweise mittels Personas zu identifizieren und deren verschiedene Anforderungen zu erkennen. Beim Konvergieren hingegen werden diese Personas und Anforderungen dann wieder zusammengeführt und mit der Hilfe von zum Beispiel Value Proposition Canvas oder dem User Story Mapping konsolidiert. So arbeitet man sich im Design Thinking mehrfach vom größeren Ganzen ins Detail und wieder zurück.

Das Ergebnis ist ein Prozess-Prototyp, der die gesteckten Ziele unterstützt und die wichtigen Anforderungen der Organisation abbildet.

Prozessdesign beschleunigen und sofort durchstarten

Nach fünf Tagen steht er da, fast wie von Zauberhand – und das in einem Konsens, der ohne Design Thinking viel Kraft, Zeit und Nerven kostet: der Prozess-Prototyp unserer Träume. Und ja, es ist das wirklich Wichtige enthalten. Der Prozess deckt die Strukturen ab, die nötig sind, und vermeidet übermäßige Detailverliebtheit. Selbst die Anforderungen an eine Toolumsetzung stehen mehr oder weniger fest, sodass im Nachgang zügig mit der Implementierung begonnen werden kann.

Klar, danach muss die gesamte Organisation noch fit gemacht werden. Schulungen, gezielte Kommunikation und das ganze Drumherum kann ein Design-Thinking-Workshop nicht ersetzen. Aber durch den Prototyp kann man auch hiermit zügig starten und die Dinge so viel schneller ins Rollen bringen.

Wenn Sie das Prozessdesign mit Design Thinking selbst einmal ausprobieren wollen – sprechen Sie uns gerne an! Wir unterstützen Sie dabei, Ihren Prozess-Prototyp zu entwickeln. Melden Sie sich gern zu einem unverbindlichen Erstgespräch!

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