Was ist Facility Service Management?

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Was ist Facility Service Management?

Das Facility Management sorgt als Serviceorganisation für einen langfristigen Erhalt oder eine Erhöhung der Vermögenswerte von Unternehmen in Form von Bausubstanz, Anlagen und Einrichtungen. Dazu gehören technische, infrastrukturelle und kaufmännische Aufgaben, wie zum Beispiel das Überwachen der Haustechnik, das Organisieren und Beauftragen von Gebäude-Dienstleistungen, das Erstellen von Ausschreibungsunterlagen für Umbau und Instandhaltung sowie das Beschaffungsmanagement für sämtliche Gebrauchsgüter von der Energie bis zu Verbrauchsmitteln.

Der immer größer werdende Kostendruck auf die Unternehmen veranlasst sie stetig ihre Verbesserungs- und Kostensenkungspotenziale zu ermitteln und diese auch umzusetzen. Deshalb wird es notwendig, auch das Facility Management eines Unternehmens strategisch neu zu betrachten, da die Liegenschaftskosten nach den Personalkosten häufig den größten Kostenblock innerhalb eines Unternehmens ausmachen. Facility Service Management ist ein ganzheitlicher, strategischer und lebenszyklusbezogener Service Management-Ansatz, um Gebäude, ihre Systeme, Prozesse und Inhalte kontinuierlich bereitzustellen, funktionsfähig zu halten und an die wechselnden organisatorischen und marktgerechten Bedürfnisse anzupassen. Es optimiert so den Betrieb, die Wirtschaftlichkeit, die Nutzung, die Vermarktung und die Werterhaltung der gesamten Liegenschaften und Einrichtungen einschließlich aller hierfür notwendigen Prozesse. Erreicht wird dadurch eine ganzheitliche und umfassende Erstellung, Bereitstellung und Bewirtschaftung von Immobilien, Einrichtungen und Infrastrukturen mit dem Ziel, den Ertrag langfristig zu steigern, die Qualität zu sichern und Wert zu erhalten. Die Aktivitäten, die in Unternehmen oder Organisationen zur Erreichung strategischer Ziele durchzuführen sind, werden immer komplexer und vielfältiger. Die einzelnen Organisationseinheiten wie z.B. Facility Management liefern ihre Ergebnisse direkt an die Kunden des Unternehmens.

Das Facility Management ist in der Regel eine Organisationseinheiten mit „gesharten“ Aufgaben. Sie ist damit ein Teil des Wertschöpfungsnetzwerkes des Gesamtunternehmens. Moderne Facility Management Organisationen verstehen sich als eine Service-Einheit (intern oder extern), deren Ziel es ist, Facility Management Services in entsprechender mit den Kunden vereinbarter Servicequalität effektiv und effizient zu erbringen.

Facility Service Management bietet auf Basis des SERVIEW Service Management Prozess Modells eine Best Management Practice zur Adaption und Anwendung von Service Management-Modellen, Werkzeugen und Methoden für das Facility Management. Ziel ist es, die organisatorischen Fähigkeiten und Strukturen innerhalb der Facility Management Organisation mit dem Ziel zu definieren und zu etablieren, eine höhere Produktivität in diejenigen Bereiche zu bekommen, die durch diese unterstützenden Facility Management Services ihr Kerngeschäft schneller und effizienter erledigen können. Ein Facility Management Service ist eine Möglichkeit, einen Mehrwert für Kunden zu erbringen, indem das Erreichen der von den Kunden angestrebten Ergebnisse erleichtert oder gefördert wird. Durch die Adaption der Facility Management Service Management Best Practices können die folgenden Vorteile realisiert werden:

  • Bereitstellung der Facility Serviceleistungen, die für die Kunden wertschöpfend sind und damit für eine langfristige Kundenbindung sorgen
  • Kontinuierliche Anpassung / Verbesserung der Facility Serviceleistung an agile Unternehmensanforderungen
  • Erbringung von Facility Management Serviceleistungen mit wirtschaftlicher Transparenz und hoher Flexibilität
  • Bereitstellung standardisierter Facility Management Services mit hoher wiederkehrenden Qualität und damit Möglichkeiten der Automation
  • Effiziente Aufgabenbearbeitung (Durchlaufzeit und Wiederholbarkeit)
  • Bessere Möglichkeiten der Steuerung über Richtlinien, Prozesse sowie Rollen und Verantwortlichkeiten zur Nutzung möglicher Skalierungseffekte

Warum Facility Service Management?

Aufgrund der immer weiter steigenden Komplexität und Agilität kann die Facility Management-Abteilung, ohne eine konsequente kunden– und prozess-orientierte Ausrichtung, die Wettbewerbsanforderungen eines Unternehmens nur noch schwer erfüllen. Die Facility Management Services sind zudem häufig mangelhaft organisiert und verlieren sich somit in schlecht aufeinander abgestimmten Einzelprozessen und -aktivitäten. Facility Management Service Management ist ein Rahmenwerk und kein Standard. Es hat den Fokus auf die notwendigen Fähigkeiten, die eine Facility Management Organisation umgesetzt haben muss, um Kundenanforderungen aufnehmen, verstehen und in effiziente Facility Management Services umsetzen und tagtäglich in der vereinbarten Servicequalität liefern zu können. In der Etablierung muss Facility Service Management auf die eigenen Organisationsanforderungen adaptiert und mit den eigenen Erfahrungen und Anforderungen eines Unternehmens angereichert werden.