PRINCE2® Glossar

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PRINCE2 Glossar

Projektmanagement-Fachbegriffe verständlich erklärt!

Das Glossar definiert und erläutert alle Fachbegriffe aus dem Projektmanagement Umfeld. Basis der Erklärungen ist das weltweit anerkannte Service Management Framework PRINCE2 in der aktuellen Version.

Aktivitätennetzplan
Ein Flussdiagramm, aus dem die einzelnen Aktivitäten eines Plans und ihre Abhängigkeiten untereinander deutlich werden. Für jede Aktivität zeigt der Netzplan die Dauer, die frühestmöglichen Start- und Endtermine, die spätestmöglichen Start- und Endtermine und die dazwischen liegenden Pufferzeiten. Siehe auch “Kritischer Pfad“.

Akzeptanzkriterien
Eine priorisierte Liste messbarer Kriterien, die das Endprodukt erfüllen muss, damit es vom Kunden akzeptiert wird. Diese Kriterien sind in der Projektbeschreibung zu definieren und spätestens bei Projektinitiierung zwischen Kunde und Lieferant abzustimmen. Außerdem sind sie im Projektleitdokument zu dokumentieren.

Ankündigung des Projektabschlusses
Information des Lenkungsausschusses an den Gaststandort, dass die Projektressourcen aufgelöst, unterstützende Einrichtungen wie beispielsweise Räumlichkeiten und Geräte abgebaut und Zutrittsrechte etc. storniert werden können.

Ankündigung des Projektstarts
Benachrichtigung des Gaststandorts, dass das Projekt in Angriff genommen und Projektunterstützung benötigt wird.

Arbeitspaket
Die für die Erstellung eines oder mehrerer Produkte notwendigen Informationen. Das Paket enthält die Produktbeschreibung(en), genaue Einzelheiten zu eventuell zu beachtenden Zeit- und Kostenbeschränkungen, Schnittstellen sowie die Bestätigung, dass Arbeiten, die zwischen dem Projektmanager und der Person bzw. dem Teammanager vereinbart wurden, die/der für die Durchführung des Arbeitspakets zuständig ist, unter Berücksichtigung der Beschränkungen durchgeführt werden können.

Auftraggeber
Eine Person, die die Gesamtverantwortung für ein Projekt oder Programm hat und dafür Sorge tragen muss, dass die vorgegebenen Ziele erreicht werden und der geplante Nutzen erzielt wird. Sie hat sicherzustellen, dass das Projekt bzw. Programm möglichst direkt auf die angestrebten Ziele zusteuert, dass die Vollmachten eindeutig festgelegt sind und dass sowohl die anstehenden Arbeiten als auch die Risiken aktiv gemanagt werden. Sie ist außerdem Vorsitzender des Lenkungsausschusses und vertritt die Kunden- und Eigentümerseite des Business Case.

Ausnahme
Eine Situation, in der eine Abweichung von den zwischen Projektmanager und Lenkungsausschuss (bzw. zwischen Lenkungsausschuss und Programm- bzw. Unternehmensmanagement oder zwischen einem Teammanager und dem Projektmanager) vereinbarten Toleranzgrenzen vorhersehbar ist.

Ausnahmebericht
Ein Bericht, der eine Ausnahme beschreibt, die betreffende Situation analysiert, Alternativen für das weitere Vorgehen aufzeigt und eine dieser Alternativen empfiehlt. Diesen Bericht legt der Projektmanager dem Lenkungsausschuss vor.

Ausnahmebewertung
Meeting, in dem der Lenkungsausschuss einen Ausnahmeplan genehmigt (oder ablehnt).

Ausnahmeplan
Ein Plan, der häufig als Reaktion auf einen Ausnahmebericht erstellt wird. Ist die Ausnahme auf eine Phase beschränkt, deckt der Plan den Zeitraum vom aktuellen Zeitpunkt bis zum Ende der betreffenden Phase ab. Betrifft die Ausnahme das gesamte Projekt, wird der Projektplan ausgetauscht.

Baseline
Die Baseline besteht aus der Momentaufnahme einer Konfiguration. Sie dient dem Zweck, nach Änderungen wieder zu einer definierten Konfiguration zurückkehren zu können. Produkte, die ihre Qualitätsprüfungen durchlaufen haben, sind “baselined“ Produkte. Wenn etwas “baselined“ ist, sollte es unter der Kontrolle des Konfigurationsmanagements stehen und eingefroren werden, d. h. diese Version darf nicht mehr geändert werden.

Benutzer
Die Person bzw. Gruppe, die mit den letztendlichen Lieferergebnissen des Projekts arbeitet.

Benutzervertreter
Ist im Lenkungsausschuss dafür verantwortlich, dass die Anforderungen der Benutzer ordnungsgemäß spezifiziert und die Lösungen darauf abgestimmt werden.

Business Case
Enthält Informationen über die wirtschaftlichen Gründe für die Einrichtung und Fortführung eines PRINCE2-Projekts. Er wird während der Laufzeit des Projekts an bestimmten Punkten aktualisiert.

Empfehlung des Projektabschlusses
Information, die der Projektmanager für den Lenkungsausschuss erstellt und die der Lenkungsausschuss (wenn er über den Projektabschluss entschieden hat) an alle Organisationen sendet, die Einrichtungen für das Projekt zur Verfügung gestellt haben.

Empfehlungen für Folgeaktionen
Ein Bericht, der die Ausgangsdaten für den Business Case / das Projektmandat eines PRINCE2-Folgeprojekts liefern kann. Außerdem enthält dieser Bericht unter Umständen Anweisungen, wie unvollständige Produkte fertig zu stellen bzw. noch offene Punkte beizulegen sind. Darüber hinaus liefert er Anregungen für eine Revision der Produkte nach Projektabschluss.

Erfahrungsbericht
Dient der Erfahrungssicherung und enthält Erfahrungen aus dem Projekt, z.B. offene Punkte, die zu Planabweichungen geführt haben, etc. sowie Statistiken über die durchgeführten Qualitätskontrollen. Der Lenkungsausschuss gibt dieses Dokument frei. Es wird zentral abgelegt und steht nachfolgenden Projekten zur Verfügung.

Ersteller
Bezeichnet eine oder mehrere Personen, die ein Produkt geschaffen haben, das einer Qualitätsprüffing unterzogen wird. Normalerweise die Person, die das Produkt hergestellt oder das zuständige Team geleitet hat.

Gantt-Chart
Die Darstellung von Aktivitäten auf der Zeitschiene, mit Start- und Endterminen sowie den benötigten Ressourcen.

Gate Review (Externe Phasenrevision)
Kein PRINCE2, sondern ein allgemeiner Begriff. Bezeichnet am Ende einer Phase einen Punkt, an dem entschieden werden muss, ob das Projekt fortgeführt werden kann. Entspricht in PRINCE2 in etwa einer Phasenabschlussbewertung.

Kommunikationsplan
Dieser Teil des Projektleitdokuments gibt vor, wie die interessierten Parteien und Interessengruppen während eines Projekts laufend zu informieren sind.

Konfigurationsaudit
Vergleicht die letzte Versionsnummer und den Status aller in der Konfigurationsbibliothek ausgewiesenen Produkte mit den Daten, die die Ersteller der Produkte gespeichert haben.

Konfigurationsmanagement
Ein üblicherweise durch Softwarewerkzeuge unterstütztes Verfahren, mit dem das Management alle in seinen Zuständigkeitsbereich fallenden Wirtschaftsgüter (beispielsweise die Produkte eines Projekts) exakt steuern kann. Hierzu gehören im Einzelnen das Planen, Identifizieren, Steuern, Status festhalten und Verifizieren der Produkte.

Konfigurationsstatushistorie
Ein Bericht über den Status von Produkten. Die Produkte können wahlweise mit ihrer Kennzeichnung oder anhand des Projektteils identifiziert werden, in dem sie entwickelt wurden.

Konzession
Eine Spezifikationsabweichung, die der Lenkungsausschuss akzeptiert, ohne Korrekturmaßnahmen zu ergreifen.

Kritischer Pfad
Die Linie, die vom Beginn eines Netzplans über die Aktivitäten mit den geringsten Pufferzeiten bis zur letzten Aktivität führt. Häufig verbindet diese Linie im Netzwerk Aktivitäten mit der Pufferzeit Null, d.h. Aktivitäten, die das gesamte Netzwerk verzögern, wenn bei ihnen eine Verzögerung auftritt.

Kunde
Die Person bzw. Gruppe, die die Arbeiten in Auftrag gegeben hat und von den Endergebnissen profitieren wird.

Lieferant
Die Gruppe(n), die für die Lieferung der Spezialistenprodukte zuständig ist (sind).

Lieferantenvertreter
Das Mitglied des Lenkungsausschusses, das Know-how und Erfahrung in das Projekt einbringt, damit die geforderten Lieferergebnisse erzielt werden. Vertritt im Projekt die Interessen der Lieferanten und stellt die Lieferantenressourcen zur Verfügung.

Lieferergebnis
Bezeichnet das, was das Projekt zu liefern hat. Hierbei kann es sich um einen Teil des endgültigen Projektergebnisses oder um ein Zwischenelement handeln, von dem noch ein oder mehrere Lieferergebnisse abhängen. Je nach Projektart wird auch der Begriff “Produkt“ verwendet.

Liste der offenen Punkte
Ein Protokoll aller in einem Projekt anstehenden offenen Punkte, einschließlich eingebrachter Änderungsanträge. Jeder Punkt wird mit detaillierten Erläuterungen, einer Bewertung, den dazu getroffenen Entscheidungen und dem aktuellen Stand aufgeführt.

Machbarkeitsstudie
Eine derartige Studie stellt durch frühzeitige Analyse eines Problems fest, ob eine Lösung möglich ist. Üblicherweise ermittelt sie die Tragweite des Problems, identifiziert und analysiert verschiedene Lösungen und legt dann eine Empfehlung für das weitere Vorgehen vor. Für die verschiedenen Alternativen wird jeweils ein Grobkonzept eines Business Case entworfen, um eine Ausgangsbasis für einen Vergleich zu haben.

Notfallbudget
Die benötigten Mittel, um einen Notfallplan zu implementieren. Wenn der Lenkungsausschuss einen Notfallplan genehmigt, stellt er ein Notfallbudget zur Verfügung, auf das im Notfall zurückgegriffen werden kann.

Notfallplan
Ein Plan, der in einem groben Überblick darstellt, welche Entscheidungen zu treffen und welche Maßnahmen zu ergreifen sind, wenn sich bestimmte Umstände ergeben, die außerhalb der Kontrolle eines PRINCE2-Projekts liegen.

Nutzen (benefits)
Die positiven, quantifizierten oder nicht quantifizierten Ergebnisse, deretwegen ein Projekt durchgeführt wird und die die Investition rechtfertigen.

Nutzenrealisierung
Das Verfahren, das angewandt wird, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse eines Projekts auch den im Business Case angesetzten Nutzen erzielen.

Offener Punkt
Offene Punkte können fast alles sein, z.B. eine Anfrage, eine Empfehlung oder eine Spezifikationsabweichung während eines Projekts.

Parteien (stakeholder)
Parteien mit berechtigtem Interesse an der Durchführung und am Ergebnis eines Projekts. Beinhaltet auch diejenigen, die vom Ergebnis eines Projekts betroffen bzw. abhängig sind.

Peer Review (Externe Projekt/Produktrevision)
Hierbei handelt es sich um spezielle Revisionen eines Projekts oder der zugehörigen Produkte. Dabei führen interne Mitarbeiter der Organisation und/oder Mitarbeiter anderer Organisationen eine unabhängige Projektbewertung durch. Externe Projekt- / Produktrevisionen sind während der Laufzeit eines Projekts jederzeit möglich, finden jedoch häufig am Ende einer Phase statt.

Phase
Eine Unterteilung des Projekts an Entscheidungspunkten, die dem Lenkungsausschuss als wichtiges Kontroll- und Steuerungsmittel dient. Dabei handelt es sich hier im Sinne von PRINCE2 um Managementphasen, die nicht mit technischen Phasen verwechselt werden dürfen, da diese eher an veränderte Ressourcen oder Entwicklungsabschnitte gebunden sind. In der englischen PRINCE2 Terminologie wird für die Projektphase der Begriff “stage“ verwendet, um explizit auf die Unterscheidung zu technischen Phasen hinzuweisen. Im Deutschen sind alternative Begriffe unüblich, daher wurde im Deutschen “Phase“ beibehalten.

Phasenabschlussbericht
Ein Bericht, den der Projektmanager am Ende jeder Phase des Projekts an den Lenkungsausschuss übergibt. Er enthält Informationen darüber, wie gut die Ziele der Phase erreicht wurden, und den Status des Projekts am Ende der Phase.

Phasenabschlussbewertung
Überprüfung des Phasenabschlussberichts durch den Lenkungsausschuss und den Projektmanager, die dann entscheiden, ob der nächste Phasenplan genehmigt wird (sofern nicht bereits die letzte Phase abgeschlossen worden ist). Je nach Umfang und Brisanz des Projekts kann es sich hierbei um einen mehr oder weniger formellen oder formlosen Review handeln. Die Genehmigung der Fortführung des Projekts ist als wichtiger Managemententscheid zu dokumentieren.

PRINCE2-Projekt
Ein Projekt, dessen Produkte zu Beginn so definiert werden, dass ihre Eigenschaften messbar im Sinne von Qualitätskriterien sind und das mit PRINCE2 gemanagt wird.

Produkt
Ein Produkt kann in ein Projekt eingebracht werden und auch das Ergebnis eines Projekts sein. PRINCE2 unterscheidet hierbei zwischen Management-Produkten (die durch die Management- oder Qualitätsprozesse eines Projekts entstehen) und Spezialistenprodukte (die in ihrer Gesamtheit das endgültige Lieferergebnis darstellen). Ein Produkt kann auch eine Sammlung mehrerer Produkte sein.

Produkt-Checkliste
Eine Liste der wichtigsten Produkte eines Projektplans mit den wichtigsten Lieferterminen.

Produktbasierte Planung
Ein dreistufiger, schematisierender Ablauf der zur Aufstellung eines umfassenden Plans führt, wie bei der Entwicklung und Lieferung bestimmter Ergebnisse vorzugehen ist. Dieser Planungsansatz orientiert sich an den benötigten Produkten, den Qualitätsanforderungen und den Abhängigkeiten der Produkte untereinander.

Produktbeschreibung
Erläutert den Zweck, die Zusammensetzung und die Ableitung eines Produkts sowie die zur Anwendung kommenden Qualitätskriterien. Erstellt wird diese Beschreibung in der Planungsphase, sobald festgestellt worden ist, dass ein bestimmtes Produkt benötigt wird.

Produktflussdiagramm
Ein Diagramm, in dem die Reihenfolge der Produktionsschritte sowie die Abhängigkeiten zwischen den in einem Produktstrukturplan aufgelisteten Produkten erkennbar sind.

Produktstrukturplan
Hierarchische Darstellung aller Produkte, die im Rahmen eines Plans zu erstellen sind.

Programm
Ein Portfolio ausgewählter Projekte, die in geordneter Weise geplant und gemanagt werden.

Projekt
Eine für einen begrenzten Zeitraum geschaffene Organisation, die den Auftrag hat, ein oder mehr Produkte entsprechend einem vordefinierten Business Case zu liefern.

Projektabschlussbericht
Ein Bericht, den der Projektmanager für den Lenkungsausschuss erstellt. Darin wird die Übergabe aller Produkte bestätigt, der Business Case aktualisiert und durch Vergleich mit den Vorgaben im Projektleitdokument bewertet, wie gut das Projekt durchgeführt worden ist.

Projektbeschreibung
Beschreibung der Aufgabenstellung eines Projekts. Eine verfeinerte und erweiterte Version des Projektmandats, die vom Lenkungsausschuss festgelegt und als Grundlage für die Projektinitiierung dient.

Projektbüro
Eine Gruppe, die für die administrative Betreuung des Projektmanagers zuständig ist. Häufig steht sie mehreren Projekten gleichzeitig zur Verfügung.

Projektergebnis
Bezeichnet das aus der Gesamtheit aller Spezialistenprodukte zusammengestellte Endprodukt eines Projekts. Ein Beispiel wäre die Installation einer Rechneranlage einschließlich Schulung des Bedienungspersonals, Unterstützung durch Arbeitsmethoden und Dokumentation, ein renoviertes und neu möbliertes Gebäude, dem bereits alle Mitarbeiter eingezogen sind arbeiten, oder auch ein Produkt, das neu auf dem Markt eingeführt wird und für das ein angeworbenes und geschultes Vertriebs- und Unterstützungsteam zur Verfügung steht.

Projektleitdokument
Das Projektleitdokument enthält alle wesentlichen Informationen über das Projekt. Mit Hilfe dieses Dokuments wird das Projekt genehmigt und im laufenden Projekt dient es allen Beteiligten zur Orientierung.

Projektmanagement
Die Planung, Beobachtung und Steuerung aller Aspekte eines Projekts. Dazu gehören die Motivation der Beteiligten, die Projektziele zu erreichen, und zwar zu den geplanten Kosten, in der geplanten Zeit, Qualität und Performance.

Projektmanagementteam
Ein Begriff der die gesamte Hierarchie des Projektmanagements umfasst, einschließlich Lenkungsausschuss, Projektmanager, alle Teammanager sowie alle Rollen in Projektsicherung und Projektunterstützung.

Projektmanager
Die Person, der die Verantwortung für das Tagesgeschäft des Projekts übertragen wurde, mit der Maßgabe, die benötigten Produkte innerhalb des vom Lenkungsausschuss vereinbarten Handlungsspielraums zu liefern.

Projektmandat
Ein Projektmandat enthält die verbindlichen Informationen, die der Auslöser für die Gründung des Projekts sind.

Projektplan
Ein Plan, der einen groben Überblick über die wichtigsten Produkte des Projekts mit Lieferterminen und Kosten enthält. Die erste Fassung des Projektplans ist Bestandteil des Projektleitdokuments, wird allerdings im Verlauf des Projekts wiederholt aktualisiert. Der Lenkungsausschuss benötigt den Projektplan, um feststellen zu können, ob die erzielten Fortschritte den Erwartungen entsprechen.

Projektqualitätsplan
Ein Plan, der in einem PRINCE2-Projekt die wichtigsten Qualitätskriterien sowie die Qualitätssteuerungs- und Auditprozesse definiert, nach denen das Projektmanagement und die Spezialistenarbeiten in einem PRINCE2-Projekt geprüft und bewertet werden. Dieser Plan ist Bestandteil des Projektleitdokuments.

Projektrevision
Ein oder mehrere Reviews, die nach dem Ende eines Projekts stattfinden, um festzustellen, ob das Projekt den gewünschten Nutzen erreicht hat.

Projektsicherung
Aufgabe des Lenkungsausschusses, der sicherstellen muss, dass das Projekt ordnungsgemäß durchgeführt wird.

Projektstatusbericht
Bericht, in dem der Projektmanager den Lenkungsausschuss turnusmäßig über die in einer Phase erzielten Fortschritte unterrichtet.

Projektunterlagen
Alle freigegebenen Management-, Spezialisten- und Qualitätsprodukte und sonstiges Material, das für das ordnungsgemäße Audit eines Projekts benötigt wird. P.S.: Enthält keine Dokumente in der Entwicklung.

Prozess
Eine Abfolge von Schritten, die zu einem bestimmten Ergebnis führen. Jeder Schritt wird mit seinem erforderlichen Input, der Verarbeitung und seinem Output beschrieben.

Prüfer
Eine Person, die ein Produkt einer Qualitätsprüfung unterzieht.

Qualität
Die Gesamtheit der Leistungsmerkmale und Eigenschaften eines Produkts oder einer Dienstleistung, die bestimmen, ob das Produkt/die Dienstleistung in der Lage ist, Erfordernisse und ausdrückliche Anforderungen zu erfüllen. Auch definiert als Eignung für einen bestimmten Zweck (Fitness for Purpose).

Qualitätsmanagementsystem
Das komplette System von Qualitätsstandards, Verfahren und Verantwortlichkeiten für eine Organisation.

Qualitätsprüfung
Eine Technik, die anhand bestimmter Strukturen, definierter Rollen und vorgegebener Verfahren prüft, ob ein Produkt vollständig ist und die vorgegebenen Standards erfüllt. Durchgeführt wird die Qualitätsprüffing sowohl von Personen, die ein bestimmtes Interesse an dem Produkt haben, als auch von Personen, die über die notwendige Fachkompetenz verfügen. Geprüft wird beispielsweise, ob ein Dokument die in der Produktbeschreibung festgelegten Qualitätskriterien erfüllt.

Risikoprofil
Grafische Darstellung der üblicherweise in einem Risikoprotokoll festgehaltenen Informationen.

Risikoprotokoll
Ein Dokument, in dem alle Risiken eines Projekts identifiziert, und eingeschätzt, ihre Auswirkungen bewertet und Gegenmaßnahmen dargelegt sind. Dieses Dokument ist bei Beginn des Projekts zu erstellen und während der Laufzeit des Projekts weiterzuführen. Auch bekannt als Risikoliste.

Senior responsible owner
Dies ist kein PRINCE2 Begriff aber wird in vielen englischen Organisationen vergleichbar zum Begriff “Auftraggeber“ in PRINCE2 eingesetzt.

Spezifikationsabweichung
Eine im Rahmen des Projekts zu erfüllende Forderung, die derzeit nicht (bzw. voraussichtlich nicht) erfüllt wird. Hierbei kann es sich um ein fehlendes Produkt oder ein Produkt handeln, das die Spezifikationen nicht einhält.

Sponsor
Der englische Ausdruck ist keine PRINCE2- Rolle. Er ist äquivalent zum “Executive“ oder zum Programm- bzw. Unternehmensmanagement zu sehen.

Teammanager
Ist zuständig für das Projektteam und die von diesem Team zu erledigenden Arbeiten. Diese Rolle kann wahlweise vom Projektmanager oder von einer speziell ernannten Person übernommen werden.

Teamstatusbericht
Ein Bericht über die in einem Teamstatusmeeting festgestellten Fortschritte eines Teams. Wird dem Projektmanager übergeben und muss sich an das im Arbeitspaket vorgeschriebene Berichtsformat halten.

Teamstatuskontrolle
Eine in bestimmten Abständen durchgeführte Überprüfung der von einem Team erzielten Fortschritte. Erfolgt in der Regel im Rahmen eines Teammeetings.

Toleranz
Die zulässige Abweichung von einem Plan, die ohne sofortigen Bericht an die nächsthöhere Managementebene durchgeführt werden kann. Für den Zeit- und Kostenaufwand sind separate Toleranzwerte auszuweisen. Optional können auch Toleranzen für Qualität, Umfang, Nutzen und Risiko definiert werden. Toleranzen kommen auf Projekt-, Phasen- und Teamebene zur Anwendung.