Was ist ein Business Case?

Was ist ein Business Case?

Ein Business Case ist ein Dokument oder eine Dokumentensammlung, mit deren Hilfe im laufenden Projekt immer wieder die geschäftliche Rechtfertigung überprüft wird. Im Projektalltag wird der Business Case vom Projektmanager gepflegt und ggf. aktualisiert, falls sich Inhalte verändert haben. Das soll verhindern, dass sinnlose Projekte gestartet oder weitergeführt werden.

Die wichtigsten Inhalte

Bei den Inhalten eines Business Case habe ich mich sehr stark an die Projektmanagementmethode PRINCE2 gehalten, denn PRINCE2 gibt klare Strukturen vor. Folgende Elemente sind im Business Case zu finden:

Gründe: Unter diesem Punkt werden die Gründe und strategischen Ziele des Projekts dargestellt. So können sich alle Beteiligten zu Beginn und im Laufe des Projektes immer wieder vor Augen halten, warum das Projekt gestartet wurde. Außerdem wichtig: „Alignment“ bei allen Projektbeteiligten schaffen.

Kosten: Hier sind die gesamten Projektkosten aufgelistet, inklusive der laufenden Betriebs- und Wartungskosten. Häufig wird dabei in der Praxis auf den Projektplan zugegriffen, um Informationen über einzelne Produktkosten zu erhalten.

Erwarteter Nutzen: Wie der Name schon sagt, versuchen wir in diesem Schritt, den erwarteten Endnutzen zu dokumentieren – also das Ergebnis, das wir z.B. mit unserem entwickelten Produkt erreichen wollen. Wichtig hierbei ist, dass der Nutzen messbar ist. Es sollte auch einen Vergleich geben zwischen der Situation am Projektanfang und der gewünschten am Ende. Zusammengefasst müssen wir zu gewissen Zeitpunkten überprüfen können, ob wir immer noch den gleichen Nutzen erwarten oder ob dieser sich verändert hat – und ob das Projekt am Ende ein Erfolg war oder nicht.

Zeit: Wann startet das Projekt und wann soll es enden? Genau hier werden diese Fragen geklärt. Auf diese Weise lässt sich ein Projekt besser in Managementphasen unterteilen.

Hauptrisiken: Jedes Projekt bringt Unsicherheiten mit. Daher erstellen die Projektbeteiligten eine Liste mit allen Risiken, die sie zu Beginn des Projektes identifiziert haben. Dazu dokumentieren sie mögliche Auswirkungen und Pläne, die greifen, falls ein Risiko tatsächlich eintritt.

Erwartete negative Nebeneffekte: Hierbei handelt es sich um ein Ereignis, das nach vorherigen Analysen eintreten wird und mindestens einen Stakeholder negativ trifft. Vielen fällt es schwer, zwischen Risiken und erwarteten negativen Nebeneffekten zu unterscheiden. Risiken sind Ereignisse, deren Eintreten ungewiss ist. Negative Nebeneffekte sind tatsächliche Konsequenzen, die bewertet werden müssen und eventuell sogar Auswirkungen auf den Nutzen haben.

Fazit

Die Notwendigkeit eines Business Case lässt sich nicht bestreiten. Dabei gilt es von Beginn an klar zu identifizieren, welche Inhalte in welcher Form in diesem Dokument stehen sollen und wer im Projektmanagement-Team für die Pflege verantwortlich ist. Klare Strukturen sind wichtig. Denn erst wenn wir den Business Case regelmäßig überprüfen, können wir uns über die gesamte Laufzeit immer wieder klarmachen, ob das Projekt noch Sinn macht oder nicht.

Nehmen Sie sich die Zeit und schauen Sie sich auf unserem SERVIEW YouTube-Kanal die dazu passenden Fachvideos an. Den Business Case als eines der wichtigsten Elemente finden Sie ebenfalls in unserer PRINCE2-Schulung. Falls Sie zu diesem Thema noch Fragen haben, melde Sie sich gerne bei uns. Wir helfen Ihnen, den passenden Business Case aufzusetzen.